Het Cynefin raamwerk is naast een nuttig model ook heel goed bruikbaar om een grote set ervaringen of meningen de duiden en actieplannen te ontwerpen. Ook voor conflicthantering is deze methode zeer geschikt.
Hiervoor is allereerst een flinke set ervaringen nodig, echte gebeurtenissen uit de praktijk van de klantorganisatie. Alle eerder genoemde methoden zoals de verhalencirkel of de toekomst, achterstevoren zijn hiervoor bruikbaar. Ook bestaande informatie zoals meldingen op een suggestie/klachten desk of uit een incidentmeldingsproces zijn prima vormen van input.
Allereerst wordt het Cynefin raamwerk uitgelegd, met nadruk op het nemen van beslissingen. Hierna verloopt het proces als volgt:
- Als start van het proces wordt de groep (of groepen van ongeveer 6 personen) gevraagd om enkele ervaringen te vinden waarbij de organisatie een complexe situatie behandelde als ware het een simpele. Dit kan behoorlijk wat discussie geven en soms is het nodig om de ritueel aanvechten/doorbouwen methode te gebruiken om de achterliggende oorzaken van meningsverschillen in de groep helder te krijgen.
- Vervolgens worden de alle inputs door de hele groep op een rij gelegd van handelbaar tot onhandelbaar. Dit kan op een serie tafels of met Post-its op een glazen wand en zelfs een waslijn met knijpers is een goed alternatief.
- Als alle item door de groep in volgorde zijn gebracht wordt de rij in vier delen verdeeld op basis van de vraag of het gaat een simpele, ingewikkelde, complexe of chaotische situatie.
- De items worden vervolgens verdeeld over vier groepen – of achter elkaar besproken als de groep klein is – en voor ieder item wordt op een formulier ingevuld welke actie nodig is. Voor simpele items bijvoorbeeld wie er iets moet doen en met welk meetbaar resultaat en voor ingewikkelde items welke groep experts kan worden aangewezen en welk onderzoek zij krijgen toebedeeld. Uiteraard moet bij complexe items een aantal experimenten worden uitgezet die allemaal moeten doen aan het safe-fail criterium. In het algemeen zullen er geen chaotische items spelen op het moment van de meeting, maar historische items kunnen natuurlijk wel worden besproken aan de hand van de vraag welke actie nodig is om zo’n situatie snel te stabiliseren, welke gebeurtenissen zouden kunnen leiden waardoor de huidige complexe situaties chaotisch worden en door welke omstandigheden simpele geordende situaties in chaos kunnen belanden.
Voor ieder domein van het Cynefin raamwerk is er een apart formulier beschikbaar waarop de deelnemers hun acties/projecten kunnen noteren. Deze hebben de volgende items:
- Naam van de actie
- Verantwoordelijke persoon of groep
- Beschrijving van de actie
- Verwachte uitkomst (mag worden weggelaten)
- Verwachte kosten en benodigde resources
- Einddatum
Aan het eind van de workshop heeft de groep/klant een set actieformulieren waarmee men direct aan de slag kan.
